個人情報の取扱いについて

1. 取り扱う情報

本システムでは、会議等の開催通知と出欠の取りまとめのために、次の情報を取り扱います。

• 組合員の事業者名・担当者名・メールアドレス・FAX番号・会員番号・備考
• 開催案内の内容と、送信した宛先・日時・送信結果
• 出欠の回答内容、代理出席者のお名前、連絡事項、回答日時
• 事務局担当者のアカウント情報(メールアドレス・表示名)と操作履歴

2. 利用目的

会議等の開催通知の送信、出欠の集計・確認、当日の受付、議事録作成の裏付け、 およびこれらに付随する事務局からの連絡のために利用します。

3. 管理主体

情報の管理主体は、それぞれの組合(協同組合等)の事務局です。 本システムは複数の組合が利用しますが、他の組合のデータを閲覧・取得することはできません。データベース側の行単位のアクセス制御により、 所属する組合のデータ以外は取得できない仕組みになっています。

4. 第三者提供

法令に基づく場合を除き、本人の同意なく第三者へ提供することはありません。 システムの稼働に必要な範囲で、以下の事業者のサービスを利用します。

• Supabase(データベース・認証。データの保存先は東京リージョン)
• Amazon Web Services(Amazon SES によるメール送信)
• Vercel(アプリケーションの実行環境)
• Anthropic(開催案内PDFからのメール文案生成。利用する場合のみ)

5. 回答ページのリンクについて

出欠回答ページのURLには、宛先ごとに発行した推測困難な文字列(トークン)が 含まれます。このURLは他の方へ転送しないでください。 URLを知っている人は、その宛先の回答内容を閲覧・変更できます。 URLは回答期限の経過後7日で無効になります。

6. 保存期間

出欠の記録は議事の裏付けとなるため、組合の事務局が削除するまで保存します。 組合員を「削除(退会)」した場合も、過去の開催案内の宛先と出欠の記録は残ります。

7. お問い合わせ

ご自身の情報の確認・訂正・削除のご希望、その他のお問い合わせは、 所属されている組合の事務局へご連絡ください。